Tahsilat Yöntemleri: Güçlü Nakit Akışı İçin 6 Etkili Çözüm

Şirketinizi büyütürken nakit akışının da sağlıklı bir şekilde ilerlediğini bilmek daha güvenle kararlar almanızı sağlar. Bunun tam tersi durumda ise satışlarımız büyüse bile vaktinde yapılmayan ödemeler nedeniyle domino etkisi yaratacak nakit problemleri ile yüzleşmek durumunda kalabiliriz.

Nuvio Akademide 7 Temel Adımda Nakit Akış Yönetimi başlıklı yazımızın 2. adımındaki “tahsilat süresini kısaltın” önerimiz nakit akışının sağlıklı yürümesindeki en temel adımın tahsilat kaynaklı olduğunu gösteriyor, çünkü bu geç alınan ödemeler ciddi nakit akış sıkıntılarına sebep oldukları için büyüme hızını yavaşlatabiliyor, hatta büyümeye engel olabiliyor.

Bu durum elbette sadece ülkemizde böyle değil. Globalde de benzer bir resimle karşılaşıyoruz. Yalnızca İngiltere’de her yıl yaklaşık 50 bin küçük işletme tahsilat sorunları sebebiyle kapanıyor. Fransa’da ise kurumsala satış yapan B2B işletmelerin %60’ından fazlası müşterilerinden zamanında ödeme alamıyor.

Tahsilatların zamanında yapılamaması 3 temel sorunu beraberinde getiriyor:

1. Paranın Zaman Değeri Sebebiyle Kayıplar: Global anlamda enflasyonun tüm dünyada yüksek seyrettiği bir dönemden geçiyoruz. Paranın da bir zaman değeri olduğunu hesaba katmamız gerekiyor. Bugün almayı beklediğimiz 1000 liralık ödeme eğer aylık enflasyon yüzde 5 seviyesinde ise, 1 ay gecikme ile tahsil ettiğimizde artık 950 lira değerinde demektir. Yani 1000TL tahsilatımızı 1 ay geciktirmek bize 50 TL kaybettirmiş olacak.

2. Nakit Akışında Sıkışıklık: Nakit akışını yönetmek gelir ve giderlerin dengesini hassas bir şekilde gözetmeyi gerektirir. Şayet giderlerimizin ödemesini hemen yaparken tahsilatlarımız gecikiyorsa, bir süre sonra kasamızda giderleri ödeyecek yeterli anlık nakit bulamayabiliriz ve bu durum yüksek faizle borçlanmamıza sebep olabilir.

3. Tahsilat için Harcanan Efor: Doğrudan nakdi bir kayıp gibi görünmese de tahsilatların takibi için harcanan zaman da aslında bir kayıp ile sonuçlanıyor. Şöyle düşünelim: Her birimizin işimiz için ayırdığı belirli bir süre ve bu sürenin belirli bir maliyeti var. Daha çok eforla tahsilat yapmak bize en az bu eforun maliyeti kadar kayıp yaratır.

Tahsilat Sorunlarını 6 Adımda Nasıl Çözeriz?

1- Müşterilerinizi kategorize edin‍

İyi müşteri olmanın birçok kriteri vardır. Süresinde ödeme yapmak tek kriter olmasa da tahsilat konusunda müşterilerinizi kategorize etmek işinize yarar. Hangi müşteriniz ortalama ne kadar sürede ödeme yapıyor? Vaktinde ödeyenler, 1 haftadan az gecikenler, ortalama 1 ay gecikenler, 3 ay gecikenler, ödeme yapmamak için sürekli ayağını sürüyenler. Zaman kriterine ek olarak müşterilerinizi ödedikleri tutarlara göre de kategorize edebilirsiniz. Bir müşteriniz 10 birim, diğeri 1000 birim ödeme yapıyorsa kategorileri ve tahsilat süreçlerindeki öncelik sıraları farklı olacaktır. İşinizin yapısına göre başka kriterlere de ihtiyacını varsa, müşterilerinizi 2-3 kategoride takip edebilirsiniz. Böylece mesela, en hızlı ve en büyük miktarda ödeme alabileceğiniz müşterilerinizi önceliklendirebilir ve eforunuzu optimize edebilirsiniz. Bunu yapabilmek için mutlaka bir takip sisteminizin olması gerekir. Yani bu takibin rutin olarak yapılıyor olması gerekir. Aslında bir sonraki maddemiz de bunu destekliyor.

2- Takipte kalın

Tahsilat sorunlarına baktığımızda dikkatimizi çeken önemli bir konu da faturaların vaktinde kesilemesi, bunların ödemelerinin vaktinde yapılmamasının takip edilememesi gibi konuların günlük iş pratiklerimizde yeterince yer almaması. Biliyoruz, zamanınızın çoğunu elbette buna harcamamalısınız, çünkü faturayı kesmek yerine işin kendisinin yapılması sizin önceliğiniz. Yine de unutmamak gerekir ki tahsilatlar faturadan sonra gelecek. Kesmeniz gereken faturaları, yani tahsilat sürenizi, geciktirmemek için haftanın belirli bir gün ve saat dilimini belirleyebilirsiniz. Faturaları kestikten sonra bunların vade ve tahsilatlarının takibi de düzenli olarak yapılmalıdır. Tüm faturalarınızı ve tahsilatlarınızı takip edebileceğiniz ve size en bunları doğru zamanlarda hatırlatacak dijital araçlar işinizi önemli ölçüde kolaylaştıracaktır.. Bu sayede herhangi bir faturayı kesmeniz veya geciken ödemeyi farketmeniz çok daha erken olacaktır.

3- Hatırlatmaktan çekinmeyin

Paranın zaman değerini unutmayın! Artık müşterilerinizin ödeme alışkanlıklarını biliyor, faturanızı vaktinde kesiyor, müşterinize gönderiyor ve ödeme takibi yapıyorsunuz. Siz hatırladınız ancak müşteriniz de ödemesini hatırlıyor mu acaba? Ödeme alışkanlıklarına ve tutarlarına göre zaman dilimleri belirleyerek müşterilerinize ödeme tarihinden 1 hafta-2 gün veya 1 ay (hangisi gerekliyse) önceden hatırlatma bildirimi göndermekten çekinmeyin. Mesela önceliğiniz ilk sırada yüksek tutarlı faturaların hatırlatması olabilir. Bunu eposta, SMS, telefon veya sizin iş ilişkilerinize uygun herhangi bir yöntemle yapabilirsiniz. Özellikle şirketiniz yeni ise “acaba karşı şirketi fazla sıkıştırıyor muyum” düşünceniz olacaktır. Unutmayın ki müşteriniz de diğer tarafta ödemelerini takip etmekte zorlanıyor olabilir, ve siz aslında müşterinize yardım ediyor olabilirsiniz. Hatırlatma ve takip tahmininizden çok daha büyük fark yaratacak, emin olabilirsiniz. Bu alanda da dijital araçlardan birinden faydalanmanız işinizi kolaylaştıracaktır. Ödeme süresi geçen müşterilerinizin listesini zahmetsizce görmek ve hatırlatıcılarınızın olması hem size zaman kazandırır, hem gözden kaçma olasılıklarının önüne geçmiş olursunuz. 

4- Tüm senaryoları planlayın

Tahsilat aynı zamanda nakit akış stratejisinin bir parçasıdır. Bu yüzden nakit akışında tahsilat kaynaklı olabilecek tüm senaryolara da hakim olmalısınız. Önümüzdeki günler ve haftalarda ne kadar toplam tahsilat bekliyoruz, bu tahsilatların gerçekleştiği ve gerçekleşmediği durumda hesabımızda ne kadar nakit olacak, gibi soruların cevabı her an elinizin altında bulunmalı. Bunun için dijital araçlardan faydalanarak sürekli hesap yapmak zorunda kalmaktan kurtulabilir, sadece işinize odaklanabilirsiniz.

5- Ödeme seçeneklerinizi kolaylaştırın

Müşterilerinizin ödeme yapmasını kolaylaştıracak seçenekleriniz olsun. Müşteriniz sadece havale yapıyorsa ödeme yapmak için hesap numaranızı bulmaya çalışmamalıdır. Faturalarda bu bilgiler yer almalı. Eğer müşteriniz havale dışındaki seçeneklere de açıksa sanal poslar ile masa başından kalkmadan ödeme alma imkanı, kredi kartı ile ödemeler gibi, işinizin yapısına uygun olan her türlü kolaylığı müşterilerinize sunmaya çalışın. 

6- Alternatif ödeme planları önerin

Bunu yapmanın birçok yolu var. Mesela erken ödeme iskontosu uygulayabilir, veya müşterinize ödeme kolaylığı oluşturacak farklı ödeme planları sunabilirsiniz. Bu yaklaşım müşteri ilişkileriniz güçlendirebilir, sizin tahsilat sorunlarınızın yanında müşterilerinizin ödeme sorunlarını da beraberinde çözebilir.

‍

Tüm bu önerilerimizi gerçekleştirmek için Nuvio kullanabilir, takip, hatırlatma, farklı senaryoların nakit akışına etkisini efor harcamadan tek tıkla görebilirsiniz. Nakit akışınızı ve tahsilatlarınızı kontrol altına almak için hemen ücretsiz bir şekilde Nuvio aboneliğinizi başlatabilirsiniz.

‍