Bütçe Nedir? Bütçe Nasıl Yönetilir?

Para kazanmak, iyi müşterilere sahip olmak bir şirket için elbette en önemli konulardan biri. Bunun yanı sıra alışılagelmişin dışında bir deyiş olacak ama: Para aynı zamanda harcarken kazanılır. Harcamanın, yani giderlerin, gelirlerle bir uyum içerisinde yönetilmesi adeta bir sanattır ve sağlıklı büyüyen şirketlerin birçoğu bu sanatı kusursuz icra ediyorlar. Peki bu sanatı icra etmenin yöntemi nedir derseniz, cevabımız bütçe yönetimi olacaktır. Bütçe yönetmek sağlam bir içgörü, finansal okuryazarlık ve hem içe hem dışa dönük bir merak da gerektirir. Bütçe, aile, bireyler, şirketler veya devletler için yapılabilir. Paranın yönetilmesi gereken her yerde bütçe planlamak mümkündür. 

Kısacası, bütçe yönetimi, hem şirketiniz hem özel yaşamınız için çok büyük farklar yaratacak, edinebileceğiniz en önemli finansal yönetim yetkinliklerinden ve finansal hedeflerinize sizi ulaştıracak en temel anahtarlarından biridir. 

Bütçe Yönetimi ve Bütçe Planlama Nedir?

Bütçe yönetimi, her ay ya da belirlediğiniz dönemler içerisinde kazanacağınız ve harcayacağınız miktarları belirlemeniz ve bunu kontrol altında tutabilmeniz demektir. Cümleyi gelecek zaman kipinde yazdık, çünkü aslında geleceği planlamanızı sağlayacak bir anahtardan bahsediyoruz.

Her bütçe temelde gelir ve giderlerden oluşur. Şirketinizin tüm birimlerinin ve departmanlarının belirlediği hedefler doğrultusunda yapacağı harcamalar ve beklediği gelirler bütçenin temel kalemleridir. Bunları nasıl bir çerçeve içine oturtacağınız, ihtiyaçlarınız, gelecek planlarınız, acil durumları tanımlamanız, hedef ve istekleriniz için yapacağınız tasarruflar çerçevesinde belirlenir. 

Bütçe yönetimi ve planlanan bütçeye uyum, sürdürülmesi zor olsa da, şirketlere büyüme yolunda oldukça büyük getirileri vardır. Bütçe yönetimi ve planlama sayesinde; 

• Küçük harcama kalemlerinin bir araya geldiğinde ne kadar büyük toplamlara ulaştığını ve bunların karlılığınızı nasıl etkilediğini görürsünüz. Bu sayede para ile ilişkinizi daha iyi anlarsınız ve şirket hedeflerinizi gerçekleştirme ihtimaliniz artar.
• Paranın zaman ile ilişkisini daha iyi kavrayarak, harcamalarınızı zaman içerisinde açık vermeden nasıl yönetmeniz gerektiğini anlarsınız.
• Acil durum planlamasını yaparak öngürülemeyen durumlarda nakit sıkıntısı çekme riskinizi azaltırsınız.
• Mali tablolarınız daha iyi hale gelir, kredibiliteniz artar.
• Risk planlaması ve harcama kontrolu yaparsınız ve finansal stresten uzaklaşırsınız.

Bütçe Türleri

Bütçe planlama ve yönetimi sürecinde ihtiyacınıza ya da tercihinize göre farklı yöntemlerle ilerleyebilirsiniz. Gelin en çok kullanılan bütçe türlerine bakalım:

Başlangıç rakamlarına göre bütçeler

Bütçeler başlangıç noktasına göre ikiye ayrılıyor: Klasik (geleneksel) ve sıfır tabanlı bütçeler. 

Klasik bütçelerin başlangıç noktası önceki yılların rakamlarıdır. Klasik bütçelerde bütçe kalemleri, bir önceki senenin harcamalarını baz alarak, enflasyon ve şirket içinde yaşanan gelişmelere göre düzenlenir ve bunun sonucunda klasik bütçe elde edilir.

Sıfır tabanlı bütçeler ise, belirli bir dönemi her şey sıfırdan başlıyormuş gibi değerlendirerek, geçmişle bağını kopararak tamamen sıfırdan oluşturulur. 

Yaklaşımlarına göre bütçeler

Proje Bütçeleri: Belirli bir projenin tamamlanmasını temel alan bütçelerdir. Bütçe süresi proje süresine göre ayarlanır. Projenin gelir ve gider kalemleri ayrıntısıyla planlanır ve harcama planı buna göre yapılır.

Dönem Bütçeleri: Yıllık, , çeyreklik, altı aylık gibi belirli bir dönem için hazırlanan bütçelere dönem bütçeleri denir. Dönem bütçeleri 1 aylık hatta daha kısa süreli bile olabilir. Dönemin planlanan tüm faaliyetleri bu bu faaliyetlerin sonuçları dönem bütçeleri ile incelenir. 

Teknik yapılarına göre bütçeler

Statik Bütçeler: Statik bütçeler aslında diğer bütçe yapılarının da temelini oluştururlar. Bir statik bütçe yalnızca belirli bir dönemin tahmin edilen ve bütçelenen gelir ve giderlerinden ibarettir. O şirkette tahmin edilen faaliyet her ne ise bunun bütçelenen gelir ve gider dengesini gösterir. 

Karşılaştırmalı Bütçeler: En uygun olanın seçilmesi için gerçekleşme ihtimali olan birkaç statik bütçenin hazırlanması ve karşılaştırılmasıdır.

Dinamik Bütçeleme: Dinamik bütçelere esnek, değişken veya kayar tahmin bütçeleri de denir. Dinamik bütçeler adeta çok sayıda statik bütçeden oluşurlar. Şirketlerin farklı faaliyetlerini bir arada içerir ve her birinin bütçelerinin bir arada ayarlanabilmelerine olanak sağlarlar. Türkiye ve Dünya’nın mevcut durumunda statik bütçe tahminlerindeki sapma ihtimalleri ve dereceleri her geçen gün artmaktadır. Artık dinamik bütçeler kaçınılmaz hale gelmiştir. Bu kadar belirsiz bir ortamında sıfır tabanlı ve dinamik bir bütçe çalışması önerilebilir.

5 Adımda Doğru Bütçe Planlaması

Bütçe nedir ve bütçe türleri nelerdir konularından bahsettikten sonra bütçe hazırlamaya geçebiliriz. Her şirketin bütçesi kendi koşul ve şartlarına göre özel olarak hazırlanmalıdır. Ancak belli başlı adımlara dikkat ederek tüm bütçe hazırlama yöntemlerinde başarıya ulaşmayı daha kolay hale getirebilirsiniz.

1- Bütçenizi hazırlayacağınız dönemi belirleyin

Şirket bütçenizi belirlerken ne kadar uzun dönemli bir bütçe istediğinize öncelikle karar vermelisiniz. İçinde bulunduğunuz sektör ya da şirketinizin kaç yıldır o işi yaptığına göre değişecek şekilde buna karar verebilirsiniz. Aylık planları olan 1 yıllık bir bütçe yapabilirsiniz ya da çeyreklik planları olan 2-3 yıllık bir bütçeleme yapabilirsiniz. Örnek vermek gerekirse, sıfırdan yeni kurduğunuz bir şirketin kısa dönemde çok fazla değişkeni olacağı için 2-3 yıllık bir bütçeleme yapmak yerine 1 yıllık dönem için bütçe yapmak ve daha sonra bütçeyi güncellemek mantıklı bir tercih olacaktır.

2- Gelir ve gider tahminlerinizi yapın

Bütçenin sağlıklı olabilmesi ve doğru sonuçlar verebilmesi için yaptığınız tahminlerin tutarlılığı çok önemli rol oynar. Belirlediğiniz dönem içerisinde var olan ürün ve servislerinizden kaç adet satabileceksiniz, birim fiyatları ne olacak, dönem içerisinde değişkenlik gösterecek mi gibi soruları kendinize sorarak gelir tahminlemesi yapabilirsiniz. Benzer şekilde satacağım ürünleri üretmek için dönem içerisinde hangi harcamaları yapmam gerekecek, hizmetlerim için ne gibi masraf kalemlerim olacak, enflasyondan maliyetlerim etkilenecek mi soruları ile de giderlerinizi tahminleyebilirsiniz.

3- Geçmiş verilerle karşılaştırın

Bütçe her zaman değişebilen ve gelişebilen bir süreçtir. Geçtiğimiz senelerde yaptığınız bütçelerde oluşan sapmaları analiz ederek bir sonraki yıllar için doğru referans noktaları belirlediğinizden emin olun. Sapmaların nedenlerini tespit ederek bir sonraki sene aynı durum olup olmayacağını tahmin edebilir ve gerekli önlemleri alabilirsiniz.

4- Bütçenizi aşağıdan yukarıya doğru oluşturun

Şirketinizde birden fazla birim ya da departman varsa her birinin harcamalarını ve gelir kalemlerini ayrı ayrı belirleyerek ve en alttan başlayarak tüm şirketin bütçesini oluşturun. Bu sayede gözden kaçırdığınız ve dönem içerisinde beklenmeyen bir sonuca götürecek durumların önüne geçmiş olursunuz. Bunu yaparken elbette her departmanın yetkilisinin kendi bütçesinde söz sahibi olmasını sağlayarak o departmanın tüm ihtiyaçlarının göz önünde bulundurulduğundan emin olmalısınız.

5- Bütçenizi sürekli takip edin

Bütçeyi oluşturduktan sonra dönem sonunda bir kere “Tahminlerimiz tuttu mu acaba?” şeklinde bakmak yerine, düzenli aralıklarla gerçekleşen gelir ve giderleri belirlediğiniz bütçe kalemleri ile karşılaştırın. Bu sayede oluşan gereksiz bir harcama kaleminin yükü büyümeden önleyebilir ya da azalan bir satış hasılatının problemlerini hızla tespit edebilirsiniz.

Sonuç olarak, bütçe takibi tek kişilik bir şirket de olsanız binlerce kişilik bir holding de olsanız büyüme hedeflerinin gerçekleşmesi için çok kritik öneme sahip. Tüm bunları takip etmek, harcamalarınızı ve gelirlerinizi bütçenizle karşılaştırabilmek için Nuvio’dan yararlanabilirsiniz. Gelir ve giderlerinizi proje, ürün, departman, müşteri ve tedarikçi bazında anlık olarak görüntüleyerek hiçbir sürpriz yaşamadan büyümenize odaklanabilirsiniz.